Ken je dat, dat je cijfers in een Power BI rapport aan het bekijken bent en daar een opmerking bij wilt plaatsen? Bijvoorbeeld om aan te geven waarom een zaak langer duurt dan gepland? Dankzij de integratie mogelijkheden die Power BI biedt met andere Microsoft producten kan het! In Power BI is er namelijk een Power Apps (en Power Automate) visual beschikbaar waarmee je dit voor gebruikers van een rapport mogelijk kan maken. Met Power Apps, de low code stack van Microsoft, kun je apps/oplossingen ontwikkelen die je vervolgens met de Power Apps visual in Power BI kunt tonen. Dit artikel beschrijft in enkele stappen hoe je dit aanpakt.
Wat gaan we doen?
In dit voorbeeld gaan we uit van een eenvoudig Power BI rapport met daarin alle vergunningsaanvragen die bij een omgevingsdienst zijn binnengekomen. De data die in dit rapport wordt getoond is fictief en hebben we zelf samengesteld maar zou normaliter uit de gebruikte VTH applicatie komen (Roxit rxMission, Stadsbeheer). Mocht je deze fictieve data of het bijbehorende Power BI rapport willen hebben, stuur ons dan een berichtje. Het Power BI rapport waarmee we beginnen ziet er als volgt uit:
Aan de rechterkant willen we een formulier toevoegen waarmee we bij een specifieke aanvraag/zaak een opmerking kunnen toevoegen. Dit formulier heeft een koppeling met de visual met daarin de aanvragen. Als in de aanvragen visual een andere aanvraag wordt geselecteerd en een opmerking geplaatst, dan dient de resulterende opmerking bij die aanvraag te worden opgeslagen in een Sharepoint lijst. Het is natuurlijk ook mogelijk om de opmerking ergens anders op te slaan zoals bijvoorbeeld in een Excel bestand op Onedrive of in een database, maar we kiezen hier voor Sharepoint lijsten.
Mocht je geen Sharepoint lijst willen gebruiken maar een andere optie, de stappen die je doorloopt zijn nagenoeg hetzelfde. In dat geval voeg je niet eerst een Sharepoint lijst zoals we in de eerste stap gaan doen, maar bijvoorbeeld een Excel bestand op Onedrive.
Een Sharepoint lijst toevoegen
Het toevoegen van een Sharepoint lijst is redelijk eenvoudig. Ga naar de Sharepoint site waarop je de lijst wilt toevoegen en klik vervolgens op ‘Nieuw’ (1) en kies ‘Lijst’ (2):
Je krijgt nu de opties voorgeschoteld om een lijst toe toe te voegen, in dit geval kiezen we voor lege lijst:
Vervolgens wordt er gevraagd om de lijst een naam te geven en kan deze daadwerkelijk worden aangemaakt, in dit voorbeeld noemen we de lijst ‘Opmerkingen’:
In de resulterende lijst klik je op ‘Bewerken in rasterweergave’ en vervolgens kun je de benodigde kolommen en data toevoegen:
- Klik op Kolom toevoegen
- Kies het soort kolom, klik op volgende, kies de naam voor de kolom en klik op opslaan
- Voeg data toe aan de lijst door te klikken op ‘Nieuw item toevoegen’. Belangrijk hierbij is dat er een unieke waarde (in ons geval Zaaknummer) is die correspondeert met een unieke waarde in de data waarop de visual met aanvragen is gebaseerd. Mocht je zelf geen data hebben om mee te testen, we sturen de data die wij hebben gebruikt graag op.
Nu we de Sharepoint lijst hebben staan, kunnen we aan de slag in Power BI!
Toevoegen visual in Power BI Desktop
Het toevoegen van de Power Apps visual bestaat uit meerdere stappen. Eerst beginnen we met het toevoegen van de Sharepoint lijst die we net hebben aangemaakt. Dit doen we als volgt:
- Klik in Power BI Desktop op Gegevens ophalen
- Kies als gegevenstype voor SharePoint-lijst
- Geef de url in van de site waar je de lijst hebt aangemaakt en klik op Ok
De Navigator opent zich en je kunt de opmerkingen lijst selecteren en laden in Power BI:
De volgende stap is om de ingeladen data uit de Sharepoint lijst te linken met de bestaande data. Dit doen we in de Modelweergave (1) van Power BI. Hier linken we de tabel voor Opmerkingen met de tabel voor Aanvragen (2), in ons geval kiezen we ervoor dat elke aanvraag slechts een opmerking kan hebben (en er dus een 1 op 1 relatie moet worden gelegd).
Alles is nu klaar voor het toevoegen van de Power Apps visual en dus de app om het toevoegen van opmerkingen vanuit Power BI mogelijk te maken. Deze Visual vind je tussen de visualisaties en heet (hoe verrassend) Power Apps voor Power BI. Klik hierop om hem toe te voegen:
Na het klikken op de Power Apps Visual wordt deze toegevoegd aan het rapport (1). De volgende stap is om de juiste velden als Power Apps Data (2) toe te voegen vanuit de ingeladen Sharepoint lijst ‘Opmerkingen’ (3). Als dat gelukt is komt de optie beschikbaar om een Nieuwe Power App te maken (4), klik daarop om Power Apps te open. Er verschijnt een dialoog met de melding dat de browser wordt geopend, klik op Ok en Power Apps wordt in uw browser geopend. Hier log je in met hetzelfde account als waarmee je in Power BI bent ingelogd.
Maken Power App
Na het klikken op ‘Nieuwe maken’ wordt de ontwikkelomgeving van Power Apps geopend. Klik hier op ‘verbinding maken met gegevens’ (1), klik vervolgens op gegevens toevoegen (2), zoek op Sharepoint (3) en voeg de Sharepoint url toe waar je de lijst hebt aangemaakt (4).
Vervolgens kun je kiezen uit de lijsten die beschikbaar zijn op de geselecteerde Sharepoint site en op Verbinden klikken.
Nu we de juiste data beschikbaar hebben kunnen we het formulier gaan maken waarmee opmerkingen kunnen worden aangemaakt bij de geselecteerde zaak. Dit formulier kun je zelf maken maar eventueel ook laten genereren door Power Apps zelf. Om dit te doen klik je op nieuw scherm en kies je formulier (1), vervolgens klik je in het formulier op verbinding maken met gegevens (2) en kies je de lijst (3).
Power Apps maakt het formulier aan, verwijder de velden die je niet nodig hebt en maak het opmerkingen veld eventueel groter door hier een multiline veld van te maken. Als het formulier is zoals je wilt voeg je bovenin een textlabel met de tekst ‘Opmerkingen’, maak deze op zoals je wilt door aan de rechterkant van het scherm de eigenschappen te bewerken.
Voeg vervolgens de knop toe die we later gaan gebruiken om een opmerking op te slaan, geef deze de naam ‘Opslaan’ en pas verder de eigenschappen van de knop aan zoals je wilt. Voordat we de code toevoegen om te zorgen dat de knop ook daadwerkelijk iets doet, zorgen we eerst dat het formulier dat we hebben gemaakt data toont op basis van hetgeen geselecteerd is in Power BI.
Hiervoor gaan we als volgt te werk:
- Selecteer het formulier
- Klik linksboven op Item, hiermee stellen we in wat voor een Item moet worden weergegeven
- Vul hier het volgende in: LookUp(Opmerkingen, Zaaknummer = First(PowerBIIntegration.Data).Zaaknummer)
Deze formule zegt eigenlijk: Kijk in de lijst met Opmerkingen en pak daar de opmerking waarvan het zaaknummer gelijk is aan het zaaknummer van de geselecteerde zaak in het Power BI rapport.
Als je dat hebt gedaan rest enkel nog het toevoegen van de juiste code aan de knop om te zorgen dat deze werkt. Hiervoor selecteer je de knop (1), kiest linksboven OnSelect (2) en voert de code/formule in om het formulier te verzenden (3).
Daarmee is de app klaar en moeten we deze nog publiceren zodat deze ook beschikbaar komt in Power BI. Dit doe je met de knop Publiceren rechtsbovenin Power Apps:
De Power App zou nu ook beschikbaar moeten zijn in Power BI en moeten werken. Zo niet lees dan de volgende alinea.
Problemen met de connectie tussen Power BI en Power Apps
Zelf heb ik ervaren dat ondanks dat je alles goed hebt ingericht/gemaakt, de verbinding tussen Power BI en Power Apps toch niet naar behoren werkt. Is dit het geval, doe dan het volgende:
- Publiceer het rapport vanuit Power BI naar Power BI Online
- Open het rapport in Power BI online en klik op bewerken
- Klik vervolgens bij de Power App Visual op bewerken, Power Apps wordt geopend
- Sla de App nogmaals op in Power Apps
- Sla het Power BI rapport in Power BI Online op.
Mijn ervaring is dat dit ervoor zorgt dat de connectie alsnog werkt.
Meer weten over Power Apps?
Mocht je meer willen weten over Power Apps dan zijn de bronnen hieronder een goed startpunt. Indien je hierbij ondersteuning nodig hebt, wij kijken graag met je mee.
Bronnen
Introductie tot lijsten – Microsoft Ondersteuning
Power Apps-visual voor Power BI – Power Apps | Microsoft Learn
Een nieuwe Power App insluiten in een Power BI-rapport. – Power BI | Microsoft Learn