AFAS Profit, software die door veel bedrijven gebruikt wordt. Althans wel binnen de bedrijven die wij spreken :). Tijdens die gesprekken blijkt ook vaak de behoefte om data vanuit AFAS Profit te ontsluiten naar bijvoorbeeld Power BI om zelf op basis van deze data rapporten te maken. In de meeste gevallen wordt dit bereikt door de AFAS Profit data eerst in een datawarehouse te laden en daarmee te connecten vanuit Power BI. Maar wat als je nog geen datawarehouse hebt en/of slechts incidenteel een rapport op basis van AFAS Profit data draait? Hoe ontsluit je de data uit AFAS Profit dan via Power BI? In dit artikel deel ik de stappen die je in zo’n geval moet zetten om in Power BI met de data aan de slag te kunnen. Mocht je liever willen weten hoe je de data via een datawarehouse ontsluit? Stuur ons dan even een bericht.

Deze uitleg voor het ontsluiten van AFAS Profit data naar Power BI bestaat uit twee stappen:

• Het aanmaken van een AppConnector met GetConnectors in AFAS Profit
• Het aanroepen van de aangemaakte GetConnector in Power BI

Beide stappen worden hieronder beschreven met waar nodig verwijzingen naar relevante bronnen.

Voorbereidingen in AFAS Profit

Om het koppelen mogelijk te maken dient u eerst een aantal zaken te configureren in AFAS Profit.

Bepaal welke gegevensverzameling u wilt gebruiken.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Gegevensverzameling.
2. Hier ziet u alle beschikbare gegevensverzamelingen. Als de kolom GetConnector is aangevinkt, is de gegevensverzameling geschikt voor de GetConnector:

Configureer de te gebruiken Getconnectors

Voeg een GetConnector toe, hiervoor gaat u als volgt te werk:

1. Ga naar: Algemeen/Uitvoer/Beheer/Getconnector
2. Klik op: Nieuw
3. Selecteer de gegevensverzameling of de GetConnector die u wilt gebruiken.

• Klik op: Volgende
• Vul een omschrijving in en klik op volgende
• Geef de GetConnector een externe naam. Dit is de naam die u gaat gebruiken om de connector aan te roepen, deze dient u derhalve te onthouden.
  • Indien u ervoor heeft gekozen kunt u in deze stap ook de gegevensverzameling bewerken. Klik hiervoor op gegevens.
• Klik op voltooien

Maak een AppConnector aan

1. Ga naar: Algemeen/Beheer/AppConnector.
2. Klik op: Nieuw
3. Geef de AppConnector een naam en selecteer de gewenste gebruikersgroep

• Klik op Voltooien, de eigenschappen van de Appconnector worden geopend.
• Ga naar de tab ‘GetConnectoren’, klik op nieuw en selecteer de GetConnector die u heeft aangemaakt.
• Ga naar tab ‘Algemeen’ en deselecteer de blokkeer checkbox van de App connector.

• Open de tab ‘Gebruikerstokens’ en klik op Nieuw

• Selecteer de gebruiker
• Vul een unieke omschrijving in
• Klik op volgende
• Kopieer de token die aangemaakt is voor de gebruiker en sla die op voor later gebruik, een voorbeeld van een code:

Let op: Bij het encoden heeft u de bovenstaande token nodig incl alle tags.

Opzetten connectie in powerbi

In dit gedeelte van het document gaan we op basis van een connectie leggen met AFAS Profit o.b.v. de aangemaakte AppConnector en GetConnector.

Stappen ter voorbereiding

Ter voorbereiding doet u het volgende:

1. Zet de eerder gekopieerde token code om naar Base64. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van een online Base64 encoder. Zet de tekst AfasToken met een spatie voor het resultaat van de base64 encoder en sla dit op. Het resultaat ziet er voor ons voorbeeld bijvoorbeeld als volgt uit:

• Zorg dat u de URL weet van de AFAS REST API waarmee u de connectie wilt opzetten. In het algemeen zien deze er ls volgt uit:
  • Test: https://{NRKLANT}.resttest.afas.online/profitrestservices/connectors/
  • Acceptatie: https://{NRKLANT}.restaccept.afas.online/profitrestservices/connectors/
  • Productie: https://{NRKLANT}.rest.afas.online/profitrestservices/connectors/
• Om de volledige URL te bepalen vult u op de plek van {NRKLANT} het nummer van uw installatie in. Verder geeft u achter het ‘connector’ gedeelte aan welke GetConnector u wilt benaderen en kunt u hier nog een filter toevoegen (dit wordt altijd aangeraden) om te zorgen dat u niet in een keer alle data ophaalt.
  • Let op, als u geen ?skip=0&take=10000′ gebruikt worden er slechts 100 rijen opgehaald
• Een voorbeeld van het aanroepen van alle artikelen met artikelcode 1000 (de operatortype geeft aan welk filterctriterium er wordt gebruikt):

• Onthoud het te gebruiken endpoint

De connectie in Power BI

Om vervolgens de connectie ook daadwerkelijk op te zetten gaat u als volgt te werk:

1. Open de wizard om een nieuwe data connectie op te zetten door te klikken op ‘Gegevens ophalen’ en selecteer de optie ‘Web’:

• Klik op Verbinding maken en kies in de dialoog die zich opent voor ‘geavanceerd’
• Vul de volgende gegevens in zoals u deze hierboven heeft voorbereid.
  • URL: Het endpoint van de aangemaakte GetConnector
  • Authorization: Voor het gebruik van de naar Base64 omgezette Token code (inclusief de toevoeging AfasToken) maakt u de parameter Authorization.
  • Content-Type:  Daarnaast voegt u ook een parameter toe om aan te geven om welk type content het gaat (application/json;charset=utf-8). Het resultaat ziet er als volgt uit:

• Klik op ‘OK’ en Verbinden
• Afhankelijk van uw endpoint krijgt iets te zien vergelijkbaar aan het onderstaande:

• Klik hier op ‘List’ en maak van de geopende lijst een tabel door links bovenin te klikken. Kies bij de dialoog die zich opent als Scheidingsteken ‘Geen’ en klik op ‘OK’

• Vervolgens kunt u de kolommen in de resulterende table uitvouwen door te klikken achter de kolomnaam, de gewenste kolommen te selecteren en op ‘OK’ te klikken.

• En klaar!

Mocht je er met bovenstaande beschrijving niet uitkomen of ons fictieve Power Bi dashboard willen gebruiken, stuur ons dan even een bericht of reageer hieronder.

Bronnen

https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Con_GS_AOL_Get_Add.htm
https://help.afas.nl/help/EN/SE/App_Apps_Custom_Add.htm
https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Apps_Custom_Tokens_Manual.htm
https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Conect_WebSrv_Addrss.htm
https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Cnr_Rest_GET.htm
https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Cnr_Rest_GET.htm
https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Cnr_Rest_Api.htm