Oké, je bent overtuigd. Je wilt meer doen met de beschikbare data in jouw organisatie en meer datagedreven werken. Alleen hoe begin je? Want je hebt nog geen speciale BI applicatie zoals bijvoorbeeld Power BI, Cognos of Tableau tot je beschikking. Laat staan dat je je baas zo gek zal krijgen om daarin te investeren als de mogelijkheden met data in je organisatie nog niet bekend zijn. Gelukkig is er een onderdeel van het standaard Office-pakket waarmee je al heel mooie dingen kunt maken, Excel! Dus pak die laptop en ga aan de slag! 

Verzamel de data
Je start met het verzamelen van de data die je wilt gebruiken, zonder deze data kun je immers geen mooie dashboards bouwen in Excel. Veel applicaties bieden de mogelijkheid om data te exporteren zodat je deze kunt gebruiken in je rapportagetool, in dit geval Excel. Vaak is het formaat hierbij CSV of Excel maar het kan ook zijn dat data als .pdf of ander type bestand wordt aangeboden. Is dit het geval dan zul je de data mogelijk eerst in een ander formaat moeten zetten. Laten we ervan uitgaan dat de data in dit geval beschikbaar is als .csv. Zet de .csv-bestanden in een map die je als bron wilt gebruiken voor je Dashboard in Excel.

Bekijk de data
Een van de eerste dingen die je doet als je de databestanden hebt verzameld is bekijken wat je nou eigenlijk in huis hebt gehaald. Belangrijkste vraag hierbij: Wat wil je eigenlijk met de data? Wil je bijvoorbeeld makkelijk kunnen zien in welke periode, welke klanten een order hebben geplaatst?

En ook belangrijk, komen er in de verschillende bestanden bijvoorbeeld kolommen voor die je kunt gebruiken om data te koppelen zoals een klantnummer? In dit eenvoudige voorbeeld koppelen we slechts o.b.v. het klantnummer maar er zijn natuurlijk veel meer mogelijkheden.

Inladen in Excel
De volgende stap is het inladen van de verzamelde data in de Excelsheet die je wilt gaan gebruiken om het dashboard in te maken. In het geval dat de door jouw verzamelde data bestaat uit .csv-bestanden ga je hierbij als volgt te werk:

1. Open het ‘Gegevens’ tabblad in Excel
2. Klik op ‘Gegevens ophalen’, er worden allerlei mogelijkheden getoond om data op te halen.
3. In dit geval kiezen we voor ‘Uit bestand’ en kiezen ‘Uit tekst/CSV’

4. Selecteer het juiste gewenste bestand (in dit geval klanten.csv)
5. Er opent zich een dialoog waarin je moet aangeven welk formaat jouw csv bestand heeft. CSV staat voor ‘Comma-separated values’ en je geeft eigenlijk hier aan hoe dit scheidingsteken er in jouw databestanden uitziet.

6. Vervolgens klik je op Laden en wordt de data ingeladen in jouw Excel.

Voor het ‘orders’ bestand in dit voorbeeld werkt dit hetzelfde.

Data combineren
Maar zul je zeggen, het is leuk dat ik nu weet hoe ik data kan inladen in Excel maar hoe kan ik deze nou combineren zodat ik alles op een mooie manier kan weergeven in een dashboard? Nou dat is relatief eenvoudig, als je weet op basis van welke eigenschap je de data uit meerdere bronnen kunt koppelen dan helpt Excel je daarbij. In dit geval weten we bijvoorbeeld dat we de data uit de ingeladen bestanden kunnen koppelen op basis van klantnummer. Hiervoor ga je wederom naar de tab ‘Gegevens’ en klik je op ‘Gegevens ophalen’. Scroll vervolgens naar onderen tot je de optie ‘Queries combineren’ ziet en klik op samenvoegen. 

Er opent zich een apart scherm waarin je de ingeladen tabellen kunt selecteren die je wilt combineren, je kunt aangeven op basis van welke kolom je de data wilt combineren en daarnaast geef je aan op welke manier de data gecombineerd dient te worden (Left Join, Right Join etc. waar dit voor staat komt vast een keer in een ander blog voorbij maar zo niet kijk dan eens hier: https://www.w3schools.com/sql/sql_join.asp) 

In dit voorbeeld nemen we de klanten als leidend en zoeken daarbij de orders door te koppelen o.b.v. klantnummer. Klik vervolgens op ‘Ok’.

Nadat je dit hebt gedaan opent zich een apart scherm. In dit scherm kun je zelf een naam kiezen voor de gecombineerde data (deze naam wordt uiteindelijk de naam van het werkblad met gecombineerde data) en kun je aangeven welke kolommen je wilt zien. Omdat we in het voorbeeld de klanten als leidend hebben genomen, moeten we hier nog aangeven welke kolommen van de orders getoond worden. Hiervoor klikken we op de pijltjes achter orders:

Vervolgens selecteren we de gewenste kolommen.

Daarna klikken we op ‘Sluiten en laden’ en wordt er voor de gecombineerde data een apart werkblad aangemaakt.

Data omzetten in een Dashboard!
Het is eindelijk zover, we gaan het dashboard vormgeven! Excel geeft hiervoor een aantal mogelijkheden, zo kun je zelfs een kaart toevoegen met een overzicht van alle klanten. In dit voorbeeld houden we het eenvoudig. We maken een dashboard bestaand uit 2 draaigrafieken met daarbij 2 slicers zodat we door hiermee te filteren dwarsdoorsnedes kunnen maken. Een draaigrafiek is hierbij een grafische weergave van gegevens uit een draaitabel, het mooie hierbij is hierbij dat een draaigrafiek interactief is waardoor je er zogenaamde slicers aan kunt koppelen.  Slicers zijn knoppen waarmee je op een gemakkelijke manier een filter kunt toevoegen op een draaigrafiek zoals een filter op een bepaalde periode of een bepaalde categorie.

Om een draaigrafiek te maken selecteren we de volledige tabel van de gecombineerde data en klikken vervolgens op invoegen, en kiezen daar voor draaigrafiek.

Op een apart werkblad wordt alles klaargezet en kun je selecteren wat je wilt zien. Voor het aantal orders per klant ziet dit er bijvoorbeeld als volgt uit:

Ditzelfde doen we ook voor het aantal orders dat op een bepaalde datum is gedaan.

Maar zul je zeggen, nu heb ik wel 2 draaigrafieken gemaakt maar het lijkt in niets op een dashboard. Dat klopt. Daarom kopieer je nu beide grafieken en plak je ze op het werkblad dat je als dashboard wilt gebruiken. Eventueel kun je de opmaak tools van Excel nog gebruiken om ze er mooier uit te laten zien.

En nu komt een mooie functionaliteit van Excel om de hoek kijken, de slicers. Zoals aangegeven zijn dit ‘knoppen’ waarmee je een filter kunt toepassen op een draaigrafiek. Om deze toe te voegen klik je op een van de grafieken en klik je onder draaigrafiek analyseren op Slicer invoegen (en voor een datum Tijdlijn invoegen). 

Selecteer vervolgens het veld waarvoor je de slicer wilt invoegen.

De slicer wordt ingevoegd en je kunt hem direct gebruiken. 

Nog een probleem, hij zal maar invloed hebben op 1 van de grafieken. Dit komt omdat hij nog niet gekoppeld is aan de andere grafiek. Dit los je gemakkelijk op. Selecteer de slicer en klik onder het tabblad ‘Slicer’ op rapportverbindingen.

Er opent zich een overzicht van rapportverbindingen waarin je kunt aangeven op welke grafieken de slicer (of tijdlijn) invloed moet hebben.

Klik op Ok en als je op een waarde in de slicer klikt zullen de grafieken op basis van de geselecteerde waardes een ander beeld geven. En je hebt je eerste dashboard in Excel gemaakt!